Confira 10 dicas para fazer reuniões e chamadas de vídeo mais eficientes

Sobre a Vale

02/06/2020

Confira 10 dicas para fazer reuniões e chamadas de vídeo mais eficientes

Com a necessidade do distanciamento social, a maioria das reuniões de trabalho – e também as sociais - passaram a ser virtuais. Esse contato com amigos e colegas é essencial não apenas para a saúde emocional, uma vez que é importante ver e falar com pessoas, mas também para organizarmos as nossas tarefas do dia a dia de trabalho. Independentemente do aplicativo escolhido para realizá-las, é importante estar atento a alguns detalhes e tomar cuidados, afinal, é um espaço virtual compartilhado. Por isso, trazemos abaixo algumas dicas para facilitar e melhorar as suas chamadas de vídeo.




Verifique seu vídeo com antecedência

Veja a aparência com a qual você está, o ângulo da câmera (com seu rosto centralizado) e a luz do local escolhido para fazer a reunião. Uma janela ensolarada ou uma lâmpada brilhante atrás de você o deixará na sombra. Portanto, coloque uma fonte de luz à sua frente para que as pessoas possam ver seu rosto. Além disso, certifique-se de estar em um local onde você não possa constranger pessoas da sua casa que apareçam, porventura, na câmera.





Verifique se o seu fone e microfone estão funcionando

Você não quer perder os primeiros momentos da chamada perguntando se todos podem ouvi-lo bem, certo? Por isso, teste no próprio aplicativo se estes dispositivos estão funcionando corretamente antes de todos entrarem.





Verifique a conexão com a internet

Para que você não corra o risco de se desconectar no meio de uma reunião ou de perder vários trechos importantes dela por conta da instabilidade do sinal de internet, verifique como está sua conexão antes. Se possível, opte por usar uma rede cabeada.





Use o botão “mudo”

Certifique-se de que você sabe onde está o botão de mudo e use-o quando necessário. Desta forma, você garante que sons que estejam no seu ambiente não vazem para a reunião, como suspiros, tosses, crianças brincando ao fundo ou até mesmo um barulho de trânsito que entre pela janela.





Use a versão mais recente do aplicativo de chamada

Verificar se você está executando a versão mais recente do seu aplicativo de chamada de vídeo é importante para não ter inconvenientes durante a reunião, como problemas de compatibilidade, mensagens de necessidade de atualização e uso de recursos limitados.





Evite estar com outros aplicativos abertos

Mesmo que você tenha uma conexão à internet rápida, é uma boa dica evitar de usar outros programas e aplicativos que podem atrapalhar. Cheque se o YouTube está aberto com algum vídeo rolando, se o WhatsApp está com som ativado e pause grandes atualizações de sistemas e aplicativos.





Use corretamente o compartilhamento de tela

O compartilhamento de tela é um recurso realmente útil para fazer apresentações e mostrar materiais para discussão durante a reunião. Quando for fazer isso, verifique as demais telas que estão abertas, para não poluir o ambiente de apresentação e acabar se confundindo na hora de escolher a aba ou arquivo que quer compartilhar. Para evitar que todas as pessoas participantes da reunião leiam seus e-mails ou suas conversas no WhatsApp, compartilhe apenas uma janela específica. Se estiver no celular, ative o modo “Não perturbe” para evitar que as notificações atrapalhem.





Tenha atenção a seu comportamento e vestimenta

Por mais que o home office traga conforto, é importante manter a organização e a conduta profissional em reuniões de trabalho. Escolha uma roupa confortável, mas evite pijamas, afinal, é uma reunião de trabalho. Evite também ficar deitado, sentar-se de qualquer jeito e apoiar-se sobre a mesa. Enquanto estiver em reunião, fique atento para não se movimentar muito ou fazer outras atividades, pois pode parecer que você não está prestando a atenção adequada.





Reduza o risco de distrações à volta

Quando for fazer suas chamadas, procure se afastar das demais pessoas da casa, para poder se concentrar melhor. Outra dica é procurar um ambiente organizado e evitar manter objetos desnecessários por perto, para que você não se distraia com os itens à sua volta.





Conheça os recursos disponíveis no aplicativo que você está usando

O seu aplicativo de chamada de vídeo pode ser um grande aliado se você conhecer os recursos que ele disponibiliza.

No Skype, por exemplo, é possível legendar seus vídeos ao vivo (Toque no botão “Mais”>Ativar legendas) e gravar chamadas (toque no ícone “Mais” na tela de vídeo e, em seguida, em Iniciar gravação). Também é possível compartilhar arquivos (clicando em “Mais”> “Arquivos”) e desfocar o fundo de tela (Passe o mouse sobre o botão vermelho Vídeo e escolha “Desfocar meu plano de fundo”).

Já no Zoom, outro aplicativo muito comum, você pode mudar o plano de fundo da sua tela (em Configurações de Vídeo) e melhorar sua aparência com suavização de marcas, rugas e traços fortes (Em Configurações de vídeo > Retocar minha Aparência).



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