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Como emitir e enviar minha nota fiscal para a Vale?

Notas fiscais de serviços eletrônicas
Notas fiscais de materiais eletrônicas
Notas fiscais de serviço manuais
Atenção

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Clique aqui para consultar a lista de prefeituras onde o envio do XML é obrigatório para formulários de "Nota Fiscal de Serviço Eletrônica" e "Nota Fiscal de Serviço Eletrônica SPS/SPOT".

Os prestadores de serviços da Vale devem enviar as notas fiscais de serviços eletrônicas e documentos de cobrança por meio da ferramenta Vale Procurement Global Services.

Os prestadores de serviços da Vale que emitem notas fiscais eletrônicas​ da prefeitura de São Paulo contam com uma ferramenta que converte os arquivos com extensão CSV para o formato XML, que é exigido para envio da nota fiscal de serviço eletrônica. Essa ferramenta está disponível dentro do Vale Procurement Global Services > Service Center. Clique aqui e veja o passo a passo de como fazer.

Confira as exigências para envio de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica:

  • O fornecedor deve emitir uma NF para cada Relatório de Faturamento (RF). A nota fiscal deverá estar em total conformidade com as informações contidas no RF, inclusive com as retenções de impostos, dados de faturamento (tomador do serviço) e dados do fornecedor (prestador de serviço). Caso haja qualquer discordância da NF com os dados do RF, o gestor do contrato deverá ser acionado para as devidas correções.
  • É mandatória a criação de FRS – Folha de Registro de Serviços e RF – Relatório de Faturamento – para pedidos SPS – Solicitação de Pagamento de Serviços.
  • Cada formulário deverá conter apenas uma NF e os seguintes anexos:
    1. O arquivo XML (obrigatório quando houver na prefeitura) e o arquivo PDF correspondente à NF. É necessário preencher os campos valores (base de cálculo, tributos e alíquotas) utilizando apenas números com os separadores de milhar "." e com virgula "," para separador de decimais. Exemplo: 1.000,00.
    2. O arquivo do RF em formato PDF (caso não possua o RF, solicite ao gestor do contrato). Caso seja um processo de Solicitação de Pagamento de Serviços (SPS), não existirá RF e o número do pedido deve ser informado.
  • A NF deve incluir obrigatoriamente: o número do pedido, da FRS (Folha de Registro de Serviço) e do RF.
  • A NF não deve mencionar o período de medição dos serviços. Exemplo: período de medição de 20.01.2016 a 21.02.2016 ou prestação de serviços relativa ao mês xx/xx.
  • Destacar o INSS e a redução da base de cálculo no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Destacar as retenções federais (PIS, COFINS, CSLL, IR) no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Preencher a informação do Domicílio Fiscal (município da prestação dos serviços) no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Preencher o Código da Lei Complementar 116 e Código de Serviço do Município no campo específico da NF, conforme RF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Obedecer ao ciclo de emissão e envio das NFs, conforme o contrato assinado: de 01 a 10 do mês subsequente à prestação do serviço.
  • Incluir toda a documentação acessória: DAPS, RANFS, Declaração da dedução do INSS , Declaração do Simples, Decisão Judicial e Declaração de Desoneração do INSS.
  • Encaminhar a documentação nos casos de redução da base de cálculo do ISS, quando houver exigência da prefeitura.
  • Uma vez enviada, a nota fiscal eletrônica só poderá ser cancelada com a anuência da Gerência de Recebimento Fiscal de Serviços.  Para solicitar o cancelamento de cadastro da NFS-e o fornecedor deverá acessar o sistema de Recebimento Fiscal de Serviços – Vale Procurement Global Services > Service Center > Recebimento de Notas Fiscais Serviços (NFS-e) acessar o formulário “Cancelamento do Fluxo de Cadastro de NFS”.

A Vale e as empresas do grupo não devolvem os tributos federais (IR/PIS/COFINS/CSLL) retidos a mais ou indevidamente. O fornecedor deve fazer a devida compensação posteriormente. Qualquer chamado aberto para estes casos será encerrado. Caso quaisquer dos pontos acima não sejam obedecidos, a NF de serviço eletrônica pode ser rejeitada e não será registrada nos sistemas da Vale. Sendo assim, deve ser cancelada e reemitida de forma correta no mês corrente do envio.

 
Dúvidas

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Em caso de dúvidas, o fornecedor deve procurar o gestor do seu contrato.

Entenda o que são despesas reembolsáveis e em que casos se aplicam

São consideradas despesas reembolsáveis as verbas que não forem diretamente relacionadas à atividade econômica do prestador, ou seja, aquilo que não for classificado como custo do serviço. Nos contratos de prestação de serviços, as despesas só podem ser reembolsadas se o fornecedor tiver tido gastos que, pela sua natureza, sejam de responsabilidade da Vale e se houver exigência de pagamento de despesas reembolsáveis no contrato. As despesas reembolsáveis deverão ser faturadas pelos fornecedores através de Nota de Débito que deve obrigatoriamente especificar o motivo do reembolso, como, por exemplo, despesas de viagem, alimentação, passagem aérea, etc. o fornecedor deve apresentar, para validação do Gestor do Contrato, documentos que comprovem as despesas, desde que haja a exigência de pagamento de despesas em contrato. Em caso de dúvidas, procure o gestor do seu contrato.

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