Notas fiscais
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Notas fiscais

A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de documentar operações. Sua validade é garantida pela assinatura digital do emissor e autorização de uso pelo fisco Estadual do emitente, antes da circulação da mercadoria.

Entenda o que são despesas reembolsáveis e em que casos se aplicam

São consideradas despesas reembolsáveis as verbas que não forem diretamente relacionadas à atividade econômica do prestador, ou seja, aquilo que não for classificado como custo do serviço. Nos contratos de prestação de serviços, as despesas só podem ser reembolsadas se o fornecedor tiver tido gastos que, pela sua natureza, sejam de responsabilidade da Vale e se houver exigência de pagamento de despesas reembolsáveis em contrato.

As despesas reembolsáveis deverão faturadas pelos fornecedores através de Nota de Débito que deve obrigatoriamente especificar o motivo do reembolso, como por exemplo, despesas de viagem, alimentação, passagem aérea, etc.

O fornecedor deve apresentar, para validação do Gestor do Contrato, documentos que comprovem as despesas, desde que haja a exigência de pagamento de despesas em contrato. Em caso de dúvidas, procure o Gestor do seu contrato.

Notas fiscais de serviços eletrônicas
Notas fiscais de materiais eletrônicas

Atenção

Desde o dia 1º de janeiro de 2017, o envio do XML se tornou obrigatório para os formulários de “Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e SPS com FRS” e “Nota Fiscal de Serviço Eletrônica SPS/SPOT”, disponíveis na ferramenta Vale Procurement Global Services.

Saiba mais

Os prestadores de serviços da Vale devem enviar as notas fiscais de serviços eletrônicas e documentos de cobrança por meio da ferramenta Vale Procurement Global Services.

Os prestadores de serviços da Vale que emitem notas fiscais eletrônicas da prefeitura de São Paulo contam com uma ferramenta que converte os arquivos com extensão CSV para o formato XML, que é exigido para envio da nota fiscal de serviço eletrônica. Essa ferramenta está disponível dentro do Vale Procurement Global Services > Service Center. Clique aqui e veja o passo a passo de como fazer.

Confira as exigências para envio de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica:

  • O fornecedor deve emitir uma NF para cada Relatório de Faturamento (RF). A nota fiscal deverá estar em total conformidade com as informações contidas no RF, inclusive com as retenções de impostos, dados de faturamento (tomador do serviço) e dados do fornecedor (prestador de serviço). Caso haja qualquer discordância da NF com os dados do RF, o gestor do contrato deverá ser acionado para as devidas correções.
  • Cada formulário deverá conter apenas uma NF e os seguintes anexos:
    • 1. O arquivo XML (obrigatório quando houver na prefeitura) e o arquivo PDF correspondente à NF. É necessário preencher os campos valores (base de cálculo, tributos e alíquotas) utilizando apenas números com os separadores de milhar "." e com virgula "," para separador de decimais. Exemplo: 1.000,00.
    • 2. O arquivo do RF em formato PDF (caso não possua o RF, solicite ao gestor do contrato). Caso seja um processo de Solicitação de Pagamento de Serviços (SPS), não existirá RF e o número do pedido deve ser informado.
  • A NF deve incluir obrigatoriamente: o número do pedido, da FRS (Folha de Registro de Serviço) e do RF.
  • A NF não deve mencionar o período de medição dos serviços. Exemplo: período de medição de 20.01.2016 a 21.02.2016 ou prestação de serviços relativa ao mês xx/xx.
  • Destacar o INSS e a redução da base de cálculo no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Destacar o ISS e redução da base de cálculo no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Destacar as retenções federais (PIS, COFINS, CSLL, IR) no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Preencher a informação do Domicílio Fiscal (município da prestação dos serviços) no campo específico da NF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Preencher o Código da Lei Complementar 116 e Código de Serviço do Município no campo específico da NF, conforme RF. Quando não houver campo específico, destacar em informações adicionais ou observações.
  • Obedecer ao ciclo de emissão e envio das NFs, conforme o contrato assinado: de 01 a 10 do mês subsequente à prestação do serviço.
  • Incluir toda a documentação acessória: DAPS, RANFS, Declaração da dedução do INSS, Declaração do Simples, Decisão Judicial e Declaração de Desoneração do INSS.
  • Encaminhar a documentação nos casos de redução da base de cálculo do ISS, quando houver exigência da prefeitura.

A Vale e as empresas do grupo não devolvem os tributos federais (IR/PIS/COFINS/CSLL) retidos a mais ou indevidamente. O fornecedor deve fazer a devida compensação posteriormente. Qualquer chamado aberto para estes casos será encerrado. Caso quaisquer dos pontos acima não sejam obedecidos, a NF de serviço eletrônica pode ser rejeitada e não será registrada nos sistemas da Vale. Sendo assim, deve ser cancelada e reemitida de forma correta no mês corrente do envio.

Dúvidas

Em caso de dúvidas, o fornecedor deve procurar o gestor do seu contrato.

A entrega de materiais na Vale só pode ser feita após a validação das notas fiscais no Portal do Fornecedor Vale. Para evitar que o material seja recusado, é necessário seguir algumas orientações:

1. Ao receber o pedido de compras, verifique as informações (CNPJ, NCM, origem do material, valor e impostos). Caso haja algum dado incorreto, o fornecedor deve abrir o chamado “Acerto de Pedido s/NF Emitida” no Vale Procurement Global Services(Service Center > SAC - Suprimentos). A correção deve ser solicitada antes da emissão da NF.

2. Com as informações do pedido de compra corretas, o fornecedor deve emitir a nota fiscal com o número e as linhas do pedido preenchidos nos campos adequados. Em seguida, é necessário enviar a NF para nfe@vale.com.

3. Quando o status da NFe constar como “Validado” no Portal do Fornecedor Vale, significa que o material está apto para ser coletado/entregue. Caso o status esteja “com Divergência” ou “Rejeitado”, é possível verificar o detalhamento do erro com a ação do fornecedor no campo “Comentários”.

4. Para NFs com divergência, o fornecedor deve abrir o chamado “Regularizar XML com divergência” no Vale Procurement Global Services(Service Center > SAC – Recebimento Fiscal) para que o problema seja analisado e resolvido.

Atenção: O fluxo de recebimento das notas ficais de insumos, SAP Brasileiras e SPS permanece o mesmo, ou seja, o XML deverá ser encaminhado para nfe@vale.com, mas a entrega não estará condicionada ao status da NFe no Portal do Fornecedor Vale.

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