Pertanyaan Umum

Ethics and Conduct Office

Pertanyaan Umum

  • 1. Mengapa Vale memiliki Ethics and Conduct Office?

    Vale memiliki saluran ini sebagai sebuah upaya untuk meningkatkan nilai-nilai etkanya yang sejalan dengan Kode Etik dan Perilaku, prinsip-prinsip tata kelola perusahaan, dan peraturan yang berlaku di setiap negara yang mana Vale beroperasi atau sahamnya diperdagangkan di bursa saham.

  • 2. Sejauh mana cakupan saluran ini?

    Ethics and Conduct Office dapat menerima laporan dugaan dalam bidang etika apa saja yang terkait dengan Vale. Laporan dugaan terkait penyimpangan akunting atau pelanggaran atau masalah lain apa pun yang terkait dengan audit, kontrol internal, standar, kebijakan, etika, hak asasi manusia, atau lingkungan dapat dilaporkan. Saluran ini juga dapat digunakan untuk menjawab berbagai pertanyaan terkait Kode Etik dan Perilaku dan ketika mekanisme Vale sehari-hari lainnya untuk menyelesaikan masalah, seperti pusat panggilan, tidak memberikan solusi yang memadai bagi masalah yang sudah dilaporkan.

    Jika masalahnya merupakan tanggung jawab mekanisme komunikasi Vale lainnya, Ethics and Conduct Office akan, sejauh memungkinkan, akan menyarankan kepada pelapor dugaan untuk memilih cara yang paling sesuai untuk penyelesaiannya.

  • 3. Siapakah yang dapat memanfaatkan Ethics and Conduct Office?

    Karyawan, pemasok, dan pelanggan perusahaan Grup Vale, serta anggota Dewan Eksekutif, Dewan Direksi, Komite Penasihat, dan Dewan Audit, serta perwakilan masyarakat.

  • 4. Pilihan apakah yang tersedia untuk melaporkan dugaan melalui saluran ini?

    Ada lima cara melaporkan dugaan: bentuk elektronik, telepon, email, surat, atau dengan mengunjungi Ethics and Conduct Office secara langsung. Klik di sini untuk melihat detail lainnya tentang opsi untuk melaporkan dugaan.

    Catatan: Untuk karyawan Vale di Kanada, pelaporan dugaan tentang kemungkinan penyimpangan atau pelanggaran terkait tempat kerja dan karyawan harus dilaporkan secara langsung ke manajemen setempat. Pelaporan dugaan ini diantaranya dapat terkait dengan masalah-masalah berikut ini:

    - Masalah kesehatan dan keselamatan di tempat kerja yang membahayakan jiwa seseorang;
    - Kekerasan, penindasan (bullying), ancaman, atau pelecehan di tempat kerja;
    - Pelecehan seksual yang melibatkan karyawan;
    - Masalah-masalah yang terkait dengan tempat kerja, seperti disiplin, promosi, saran pekerjaan, dan shift;
    - Keluhan terkait dengan kewajiban lingkungan hidup perusahaan.

  • 5. Dapatkah saya melaporkan dugaan tanpa harus memberikan nama (anonim)?

    Ya, Anda dapat melakukannya. Anda tidak harus memberikan identitas Anda untuk melaporkan sebuah dugaan, meski investigasi akan terbantu jika Anda memberikannya. Jika Anda ingin memberikan identitas diri, kerahasiaan Anda akan dijamin di seuruh proses ini.

  • 6. Berapa lamakah respons akan diberikan?

    Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan penyelidikan sebuah laporan dugaan akan bergantung pada kompleksitasnya.

  • 7. Apakah mungkin melacak kemajuan kasus? Bagaimana caranya

    Jika Anda melaporkan dugaan lewat telepon, email, atau bentuk elektronik, Anda akan menerima kode akses yang selanjutnya dapat Anda gunakan untuk mengirimkan informasi tambahan atau memverifikasi kemajuan dan hasil penyelidikan. Klik di sini untuk memeriksa status laporan dugaan Anda.

  • 8. Kepada siapa laporan dugaan ini nantinya akan diteruskan?

    Laporan dugaan ini akan diteruskan ke Ethics and Conduct Office, yang akan melapor ke pimpinan Dewan Direksi Vale.

  • 9. Siapakah yang akan bertanggung jawab untuk memproses dan memeriksa informasi yang diserahkan ke Ethics and Conduct Office?

    Ethics and Conduct Office berada di bawah tugas Dewan Direksi yang diberi tugas untuk menangani penyelidikan dugaan atau masalah lain yang diserahkan melalui saluran, dan mengelola aliran informasi bersama-sama dengan Dewan Direksi.

  • 10. Bagaimanakah hasil penyelidikan akan diberitahukan kepada Dewan Direksi?

    Ethics and Conduct Office mengeluarkan laporan yang memberikan hasil setiap penyelidikan secara langsung kepada pimpinan Dewan Direksi. Laporan ini mencatat bukti yang diperoleh untuk situasi yang dilaporkan melalui Ethics and Conduct Office, serta tindakan yang sesuai untuk melaporkan penyimpangan.

  • 11. Bagaimana Ethics and Conduct Office bertindak dan prosedur apa yang diikutinya?

    Setelah dilaporkan ke Ethics and Conduct Office, laporan dugaan akan melalui penyaringan yang ketat di mana departemen memeriksa misalnya apakah informasi memadai untuk dilakulannya penyelidikan. Jika laporan dugaan tidak berisi informasi yang memadai, Ethics and Conduct Office dapat meminta lebih banyak informasi mendetail melalui halaman tindak lanjut laporan dugaan. Anda selanjutnya harus menyerahkan informasi tambahan ini tidak lebih dari 30 hari. Jika laporan yang diserahkan cukup mendetail, laporan dugaan akan diteruskan untuk diselidiki. Ethics and Conduct Office berkomitmen untuk mencoba mencari penyelesaian laporan dugaan ini dengan cepat dan juga mencari peluang untuk menngkatkan proses Vale.

    Setelah penyelidikan selesai, tindakan yang sesuai akan diambil dan kasus akan ditutup.

  • 12. Apa saja yang bukan dalam lingkup Ethics and Conduct Office? Apa saja yang tidak dilakukan oleh departemen ini?

    - Kami tidak menyelidiki laporan dugaan jika informasi yang diberikan tidak cukup untuk melakukan penyelidikan.

    - Kami tidak mengurus masalah pribadi dan privat yang tidak ada kaitannya dengan aktivitas Vale.

    - Kami tidak mengubah proses internal, walaupun kami memberikan sumbangsih kami bagi perbaikannya.

    - Kami tidak menangani masalah-masalah tertentu yang lebih cocok untuk saluran layanan Vale lainnya, kecuali saluran tersebut memberikan tanggapan yang tidak memuaskan.

  • 13. Apa lagi saluran komunikasi lainnya dari Vale?

    Melalui dialog dan rasa saling percaya, Vale berharap dapat memberi dan menerima informasi yang cukup untuk lebih memahami dan menanggapi kebutuhan masyarakat. Kami memiliki saluran komunikasi untuk pertanyaan, keluhan, saran, dan pujian, yang disebut “Talk to Us” (Bicaralah dengan Kami).

  • 14. Akankah saya menerima pembalasan jika saya melaporkan dugaan?

    Dalam semua kasus, kerahasiaan, independensi, ketidakberpihakan, dan kekebalan dijamin dalam perlakuan, penyelidikan, dan pengajuan informasi yang diterima. Hak-hak orang untuk melaporkan dugaan dan orang yang mengutipnya juga dijamin, dan segala jenis pembalasan terhadap orang yang memanfaatkan Ethics and Conduct Office atas dasar maksud baik adalah dilarang, apa pun hasil penyelidikannya. Alat bantu ini harus digunakan secara sadar untuk menjaga kredibilitas prosesnya.

  • 15. Dapatkah saya melaporkan dugaan jika saya memiliki bukti pelanggaran yang konkret?

    Laporan dugaan harus didasarkan pada fakta yang dapat mendukung penyelidikan. Jika bukti konkret tidak cukup, Anda bisa menunjuk saksi saat melaporkan dugaan. Jika informasi untuk melakukan penyelidikan yang memadai tidak cukup, Ethics and Conduct Office akan meminta informasi tambahan, yang harus diberikan dalam waktu 30 hari.

  • 16. Dapatkah saya melaporkan situasi yang terjadi saat ini saja, atau dapatkah saya juga mengumumkan kasus di masa lalu?

    Ya, Anda juga bisa melaporkan kasus yang terjadi di masa lalu.

  • 17. Jika laporan dugaan itu terbukti, hukuman apakah yang akan dialami orang yang dilaporkan?

    Kapan saja laporan dugaan itu terbukti, tindakan perbaikan diambil, dengan hukuman berbeda-beda bergantung tingkat keseriusannya sesuai dengan jenis kesalahan dan fakta yang dilaporkan. Tindakan yang diambil dapat berbentuk mulai dari surat pernyataan sederhana kepada atasan orang tersebut untuk mengikuti konseling dengan departemen HRD.

  • 18. Jika laporan dugaan terbukti, apakah orang yang melaporkan dugaan diberi tahu mengenai kesimpulan kasus itu dan tindakan yang diberlakukan kepada orang yang dilaporkan?

    Baik terbukti maupun tidak, kapan saja sebuah kasus ditutup, orang yang melaporkan dugaan akan memiliki akses ke informasi ini di halaman tindak lanjut laporan dugaan. Untuk tindakan dan hukuman yang dialami orang yang dilaporkan, pada umumnya kami tidak melaporkan kepada si pelapor dugaan mengenai tindakan yang diambil untuk menghargai hak privasi semua pihak yang terlibat.

  • 19. Apakah yang dimaksud dengan pelecehan itu?

    “Pelecehan dicirikan dengan perilaku yang berulang-ulang dan secara sistematis menempatkan sesorang ke situasi yang memalukan di perusahaan(…) Pelecehan dimaksudkan untuk mengguncang seseorang secara psikologis atau emosional.”

    Contoh perilaku yang digolongkan sebagai pelecehan: memberi tugas yang tidak berguna, merendahkan, atau dengan tenggat yang tidak mungkin, serangan secara lisan, ancaman secara gamblang atau tersembunyi, mengejek seseorang menggunakan karyawan sebagai contoh kinerja yang buruk, memberi tugas yang tidak terkaita dengan aktivitas profesional seseorang.

1 dari 2

Ada pertanyaan lainnya?

Jika Anda memiliki pertanyaan lainnya tentang Kode Etik dan Perilaku atau Ethics and Conduct Office, atau membicarakan topik lainnya, silakan gunakan saluran komunikasi Talk to Us Vale.

Klik di sini